Uma empresa pode oferecer um ótimo produto ou serviço, mas sem uma boa gestão de projetos, dificilmente consegue ir muito longe.
Esse início todos nós já vimos: uma pessoa decide vender um produto ou serviço. Por ter uma boa qualidade, sua demanda começa a crescer e ela se vê precisando contratar funcionários para auxiliar o seu trabalho.
Esse pode ser o começo de uma história de sucesso. Mas também pode ser quando tudo começa a desandar.
Pode não parecer, mas gerenciar uma equipe é um dos maiores desafios de um gestor.
Alinhar as necessidades da empresa com as de seus funcionários não é uma tarefa fácil.
Mas é uma habilidade fundamental em qualquer chefe: saber com o que cada membro do time trabalha melhor, onde ele precisa melhorar e como estimulá-lo.
E isso só é possível com uma boa comunicação e organização.
Mas como garantir que sua empresa, ao crescer, não saia do seu controle?
Com as ferramentas de gestão de projetos corretas.
Hoje, vamos apresentar 3 sites que vão ajudar a manter seus projetos e time em ordem.
Você verá que, depois de implementá-los, a produtividade dos seus funcionários vai aumentar significativamente — e sem horas extras!
Esperamos que ajude.
OBS: esse artigo é a continuação de uma série com artigos sobre Ferramentas para Gestão de Empresas e Equipes.
- Clique aqui e veja os 3 melhores apps de gestão de tempo para pequenas empresas.
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1. Toggl
O Toggl é uma ferramenta para medir o tempo que você gasta com cada tarefa.
Sua interface é muito simples: você digita a atividade que vai começar, define um projeto e uma tag para ela e aperta o botão de play para começar. Quando terminar ou precisar parar, é só apertar o botão de parar.
Interface do Toggl
Pode parecer um pouco mecânico, mas com o tempo pega-se o hábito e você se verá sem conseguir começar ou terminar uma tarefa sem checar o Toggl antes.
Como falamos, essas tarefas podem ser categorizadas por projetos e tags e você pode defini-los como quiser.
Aqui na Amplic gostamos de usar essas categorizações da seguinte maneira:
- Projetos definem o tipo de serviço da tarefa.
- Tags definem o cliente para quem aquela tarefa será feita.
Por exemplo, quando estávamos escrevendo esse post, arquivamos a atividade dentro do projeto “Blog”, com a tag “Interno” (veja na imagem acima esse exemplo).
Exemplo do relatório gerado pelo Toggl
Ter essa organização é legal porque o Toggl entrega um relatório com o tempo gasto em cada atividade e ele pode ser filtrado por tarefas, projetos ou tag. Assim, fica fácil ter uma boa visualização do tempo gasto em cada etapa ou cliente e você pode usar isso para várias finalidades, como para precificar melhor o seu produto ou serviço baseado no tempo gasto nele.
2. Asana
O Asana é um organizador de projetos em equipe.
Pode-se dizer que ele é um passo extra para sua gestão de projetos depois do Trello.
Com ele, você otimiza a logística dos seus projetos, conseguindo:
- Definir quais são as tarefas necessárias para que um projeto seja completo;
- Definir quem é responsável por cada projeto e tarefa;
- Definir o prazo para cada projeto e tarefa;
- Definir o grau de prioridade de cada projeto e tarefa;
- Escrever comentários sobre cada projeto e tarefa;
Tudo isso com uma interface bastante visual, que usa uma organização por cor e oferece diferentes formatos de visualização. Olha só:
Além de auxiliar na execução de um projeto, o Asana tem ferramentas para a organização interna da equipe também.
Por exemplo, é possível filtrar tarefas pelo usuário responsável por ela. Ou escolher se um projeto deve ser exibido para todos ou apenas para quem está envolvido com ele.
Por fim, o Asana automatiza e otimiza ainda mais a sua gestão de projetos ao criar relatórios, com métricas de progresso e do tempo gasto em cada atividade, auxiliando na hora de definir prazos com maior precisão.
3. Slack
O Slack é uma plataforma que ajuda a organizar a comunicação interna de uma empresa.
Sabe aqueles e-mails infinitos, que copiam várias pessoas e abordam vários assuntos diferentes?
Cada um responde uma coisa, em horários diferentes e, no final das contas, a informação se embola, você não consegue encontrar o que precisa e, no fim, nenhuma decisão é realmente tomada.
O Slack acaba com isso.
Não é à toa que grandes empresas dizem não viver mais sem ele.
Ele é ótimo para ajudar a definir prioridades, integrar times e ajudar no desenvolvimento de seus produtos e serviços.
À primeira vista, ele pode lembrar um chat comum, permitindo inclusive chamadas em vídeos e compartilhamento de arquivos.
Mas ele tem muitas outras funcionalidades. Olha só:
- Dentro do grupo da empresa, é possível criar times, para setores e áreas específicos.
- Dentro de cada time, é possível criar canais, que podem ser acessados por todos os integrantes ou apenas por quem for selecionado.
- Com o slack, é possível enviar mensagens para a empresa toda, para times, canais ou diretamente para pessoas.
Além disso, o Slack permite a conexão a vários outros aplicativos, como o Trello, Drive, Evernote ou o próprio Asana!
Gestão de projetos: escolha a sua ferramenta preferida!
O que não faltam são ferramentas e sites para ajudar a organizar melhor a gestão de projetos da sua empresa.
Tudo o que você precisa é experimentar um pouco até encontrar as que melhor se adaptam ao seu dia a dia e ao da sua equipe.
Mas essa busca vale muito a pena. Você verá como esses suportes são essenciais para construir o futuro sustentável da sua empresa.
Você tem alguma ferramenta que considera essencial para a sua gestão de projetos? Compartilha com a gente nos comentários!
Um abraço e até a próxima!