Conheça 5 sites e aplicativos testados pela Amplic para sua gestão empresarial mais eficiente!
Quase todo início de negócio é um conto de fadas: você tem uma boa ideia, outras pessoas também curtem e, “de repente”, você se vê ganhando dinheiro com ela! Incrível, não é?
E é!
Mas aí passa um tempo e sua empresa começa a demandar infinitas planilhas financeiras para preencher, incontáveis e-mails pra responder, milhares de arquivos pra organizar, múltiplas agendas pra conciliar…
E como fazer pra não ser engolido por essas obrigações?
Pois é agora que entramos para salvar essa história: selecionamos 5 ferramentas online e gratuitas que vão organizar e otimizar o tempo da sua empresa e equipe. Assim você consegue se dedicar melhor ao que realmente importa: fazer seu negócio crescer! 😉
5 Ferramentas online e gratuitas pra organizar empresas e equipes
1. Gmail
Vamos começar do começo: pode soar óbvio indicar o Gmail como ferramenta de negócio, mas, acredite, não é!
O que é?
A princípio, um serviço de e-mail. Mas, quando usado conjugado às suas outras ferramentas, se torna um poderoso aliado à organização da sua empresa.
Por que é bom?
É fácil e simples de usar
Se você já usou outro site de e-mail, sabe que muitos deles são confusos, com um lay-out não atraente e uma interface pouco intuitiva. Já o Gmail possui um visual clean, com uma interface simples de entender.
Permite criar um endereço de e-mail personalizado
Sabe quando você vê um e-mail tipo contato@amplic.com.br? Esse @nome_da_sua_empresa.com.br pode ser configurado no Gmail, ou melhor, no G Suite, sua versão empresarial. Ela é paga, mas vale a pena: além das integrações com outras ferramentas essenciais para todo empresário (mesmo os pequenos e médios!), passa para os clientes uma imagem bem mais profissional.
Ajuda na organização dos seus e-mails (e, consequentemente, da sua empresa!)
Sua empresa lida com diferentes assuntos via e-mail. E para evitar que eles se percam no meio de tantas mensagens, existem 2 ferramentas para isso: as caixas e os marcadores.
Além de categorizar e-mails por assuntos, elas podem ser associada a cores, agilizando a procura por uma mensagem ou tema específico.
- Qual a diferença entre caixas e marcadores?
Caixas funcionam como a Caixa de Entrada: são canais nos quais você pode guardar mensagens.
As mensagens, quando transferidas para a pasta, são automaticamente removidas da tela principal do inbox. Com a caixa principal vazia, é mais fácil observar quando existem demandas ainda não atendidas.
Já os marcadores funcionam como tags. Eles não removem e-mails da Caixa de Entrada, mas criam uma sinalização colorida na lateral indicando sua categoria.
Neste exemplo, os marcadores foram usados para sinalizar ações que precisam ser concluídas, facilitando a visualização das tarefas mais importantes.
O sistema de buscas funciona de verdade
As caixas e marcadores não foram suficientes para encontrar uma informação específica? O sistema de buscas é eficiente e encontra exatamente o que você procura – mesmo que esteja dentro de uma mensagem de anos atrás.
Funciona bem para dispositivos móveis
Seu cliente respondeu sua mensagem no segundo em que você saiu da empresa? Não é preciso voltar correndo: seu aplicativo funciona bem em dispositivos móveis e permite configurar múltiplas contas de uma vez. Ou seja, é possível ter todas suas contas em um só lugar. E escolher se quer visualizá-las separadamente ou agrupadas.
Como a Amplic usa e como usar o Gmail na sua empresa?
Cada área da empresa organiza seu e-mail de maneira diferente, mas sempre visando a maior organização e eficiência do tempo.
Nosso e-mail de contato com os clientes, por exemplo, é organizado da seguinte maneira:
Criamos uma caixa para cada cliente
Além das pastas, são criados marcadores para assuntos
E cada um é sinalizado com uma cor. Por exemplo: pagamentos (verde), dívidas (vermelho), sugestões (laranja), entregas (roxo)…
Dentro da pasta de cada cliente, adicionamos os marcadores para sinalizar o assunto da mensagem
Assim, se for preciso fichar todas as informações de um cliente, acessamos sua pasta. Mas, se quisermos analisar de uma vez todos os feedback que já recebemos, navegamos pela tag “sugestões”.
Claro que cada empresa e setor encontrará o método que melhor funcionará para si, e isso geralmente será definido com o tempo, com erros e acertos ;).
2. Google Agenda
Dê tchau para agendas e planners de papel: uma agenda online garante a organização da sua equipe e a otimização do seu tempo.
O que é?
Um aplicativo para planejar melhor horários e eventos. Literalmente, sua agenda de papel na tela do seu computador ou smartphone.
Por que é bom?
Dá pra acessar de qualquer dispositivo com acesso à internet
Ao invés de carregar uma agenda pesada pra todos os lugares (e correr o risco de perdê-la), essa ferramenta online cabe no celular dentro do bolso/bolsa, ou na tela de qualquer computador.
Permite organizar seus compromissos por cor
Separe seus eventos por categorias e defina cores para elas. Que tal criar, por exemplo, uma categoria e cor para reuniões, outra para eventos da empresa e outra para confraternizações internas? Assim, dá pra ter uma visão geral dos seus compromissos muito mais rápido.
Dá acesso à agenda dos seus funcionários, com seus horários e tarefas
Assim é muito mais fácil e prático conciliar uma reunião com vários participantes, por exemplo. Também dá pra enviar convites para um evento, adicionado-o automaticamente à agenda de todos que aceitam.
Te lembra todos os seus compromissos!
Medo de perder a hora ou esquecer uma reunião? Configure um alarme e você receberá uma notificação lembrete pelo celular e/ou e-mail com a antecedência que desejar.
Como a Amplic usa e como usar o Google Agenda na sua empresa?
Não usamos essa agenda apenas internamente: ela é uma mão na roda para marcar reunião com clientes e, mais importante, lembrá-los que o compromisso se aproxima. Olha como fazemos:
Abrimos nossa agenda e clicamos sobre a data de interesse
Automaticamente, uma janela pop-up aparece pedindo as informações mais básicas do evento: título, horário e em qual categoria se insere.
Adicionamos as informações extras
Se necessário, clicamos em “mais opções”. Uma nova janela se abre e nela podemos configurar notificações, convidar outras pessoas (já que a ferramenta sincroniza sua agenda de contatos do Gmail/G Suite) ou adicionar algum comentário.Com o uso você vai ver a maravilha que é – e a falta que faz – essa ferramenta que nos torna tão pontuais e comprometidos!
3. Google Drive
O Drive mudou a maneira como compartilhamos e salvamos arquivos. E vai revolucionar a organização da sua empresa também.
O que é?
Uma plataforma de armazenamento online. Dá para salvar fotos, apresentações, vídeos e o que mais precisar – e fica tudo guardado na nuvem.
Por que é bom?
Mantém seus arquivos sempre à mão
Com o Drive você consegue acessar fácil e rapidamente seus arquivos de qualquer dispositivo. Então, se por acaso você esbarrar com seu cliente e quiser lhe mostrar algum documento, é só pegar o celular!
Permite o compartilhamento
Em vez de enviar o arquivo fechado para cada membro da sua equipe, é só compartilhá-lo pelo Drive. Assim, toda vez que for adicionada uma nova versão, automaticamente todos terão acesso a ela. Também é uma maneira fácil de compartilhar muitos arquivos de uma só vez com o seu cliente.
Você nunca mais perderá um arquivo
Você já procurou algum documento no seu computador e o buscador levou uma eternidade para encontrá-lo (ou simplesmente não o encontrou)? No Drive a busca é são só super rápida como pode ser feita dentros do conteúdo dos arquivos!
Como a Amplic usa e como usar o Google Drive na sua empresa?
Ele é um ótimo suporte para back-up. Se você já foi forçado a formatar seu computador ou perdeu um HD externo, sabe a dor de cabeça que é nunca mais poder acessar esses arquivos. Pior ainda se eles tiverem informações importantes de clientes.
Por isso, hoje em dia, guardamos todas as informações dos nossos clientes na nuvem.
Para facilitar, cada cliente tem sua própria pasta. Assim, suas informações ficam agrupadas em um lugar só e de fácil acesso por nós. Se for preciso, compartilhamos entre membros da nossa equipe ou até mesmo com o próprio cliente.
4. Google Docs
Esqueça o Word, Excel e PowerPoint e entre para o mundo da produtividade!
O que é?
O Google Docs (ou Google Documentos) é como é popularmente chamado o conjunto desses 3 aplicativos: Docs (similar ao Word), Sheets (similar ao Excel) e Presentations (similar ao PowerPoint).
Por que é bom?
É ÓTIMO para trabalhar em equipe
Antes, quando um arquivo dependia de edições de diferentes membros do time, era preciso um esforço de logística e tempo para conseguir fechá-lo direito. Afinal, só um podia mexer no arquivo por vez.
No Docs, todos os membros da empresa podem alterar um arquivo simultaneamente. Ou seja, enquanto um altera a parte da planilha que lhe diz respeito, outra pessoa pode ir trabalhando na dela sem atrapalhar.
- É online, logo está acessível em qualquer lugar
Levou trabalho pra casa e no dia seguinte esqueceu de trazê-lo de volta no pen-drive? Esse tipo de situação não acontecerá mais porque esses documentos ficam na nuvem. Ou seja, você pode acessá-los a qualquer hora em qualquer lugar (e até no celular!).
Mas, se você precisar, pode baixar o arquivo em .PDF. E também em vários outros formatos, inclusive os da Microsoft.
5. Google Forms
À primeira vista, pode parecer pouco importante, mas vamos mostrar como essa pode ser tornar uma ferramenta importante para o crescimento do seu negócio.
O que é?
Um site para criar e analisar formulários e pesquisas.
Por que é bom?
É fácil e intuitivo
Pra criar sua pesquisa, não tem erro! A interface do programa é tão simples e amigável que você vai conseguir criar um resultado profissional em poucas etapas.
Todas as ferramentas são gratuitas
Existem diversos outros sites para criar pesquisas e formulários online. Mas este é o que tem todas as ferramentas gratuitas.
O resultado é fácil de entender
O site junta as respostas que recebeu e as transforma em gráficos de barra, de pizza e planilhas. Assim, sua assimilação fica bem mais prática e intuitiva. E com o plus de poder baixá-la no formato Excel.
Como a Amplic usa e como usar o Google Forms na sua empresa?
Como a Amplic usa e como usar o Google Forms na sua empresa?Um site de pesquisa, se bem usado, pode ser uma ferramenta muito poderosa. Por aqui, por exemplo, gostamos de usá-lo para criar pesquisas de satisfação. Assim, enviamos diferentes modelos para clientes e parceiros em diferentes etapas de prospecção e, analisando os resultados, conseguimos ter um direcionamento claro de onde podemos melhorar e o que estamos fazendo certo.
Por hoje é isso, pessoal, esperamos que tenha ajudado!
E você, também tem alguma ferramenta que é uma mão-na-roda no dia-a-dia da sua empresa? Compartilha com a gente e todo mundo nos comentário! 😉
imagens: Google / Reprodução
