Conheça a metodologia OKR para gerar ótimos resultados em curtos espaços de tempo!
Gerenciar equipes e projetos é uma tarefa complexa.
É preciso saber quais atividades priorizar, entregá-las dentro do prazo e gerar bons resultados.
Tudo isso mantendo seu time feliz e motivado.
Pode parecer simples, mas qualquer gestor sabe o real desafio que isso é.
Para conseguir preencher toda essa lista, muitas instituições têm adotado a metodologia OKR, você já ouviu falar nela?
Bastante popular nas empresas do Vale do Silício (inclusive em gigantes como o Google, Twitter e LinkedIn), essa estratégia é conhecida por ser rápida, objetiva, manter a equipe motivada e, claro, gerar ótimos resultados.
Mas, afinal, o que é OKR e como você pode usar no seu negócio?
Nesse artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta e como aplicá-la na sua gestão de equipe e resultados.
Vamos lá?!
O que é OKR?
Em poucas palavras, OKR é uma metodologia para trazer resultados rápidos.
Certamente já ocorreu de você e sua equipe definirem uma lista enorme de tarefas a serem cumpridas.
Por mais que a maioria delas tenha sido concluída, sempre tem uma ou outra que acaba sendo deixada de lado, não é?!
Independente do motivo para isso acontecer, a principal razão é: essas tarefas não são fundamentais para o crescimento da empresa.
A ideia é que isso não aconteça ao usar a metodologia OKR. Ela propõe focar em menos tarefas para alcançar metas maiores e realmente relevantes.
Baseada na simplicidade, a OKR incentiva resultados ágeis, ambiciosos e com o engajamento da equipe.
E como ela faz isso?
Já vamos mostrar como funciona na prática uma OKR, mas antes é preciso explicar o significado dessa palavra:
“OKR” é uma sigla em inglês para “Objectives and Key Results”.
Vamos entender o que significam esses termos dentro do contexto da metodologia:
Objectives
Similar ao português, “Objectives” significa “Objetivos”.
Os Objetivos são grandes metas que a empresa quer atingir.
Só que, diferente de como podemos usar o termo no dia a dia, eles não devem ser simples tarefas da sua lista de afazeres.
Para definir bons Objetivos para uma OKR, é interessante que eles tenham algumas características:
1. Grandiosos, ambiciosos e positivos
Você percebeu que destacamos a palavra “grande” na definição do que é um Objetivo?
Objetivos devem ser vistos como as principais metas para o crescimento da sua empresa, equipe ou pessoa.
Além disso, eles serem ambiciosos é importante porque estimula sua equipe a ter algo maior pelo o que trabalhar.
Se você pudesse escolher entre estar em um grupo cujo Objetivo é “ter muitas vendas” ou em um que quer “ser campeão de vendas no Brasil”, em qual você preferiria estar?
2. Palpáveis e possíveis
Enquanto sonhar grande é muito importante para levantar o seu time, também pode ser o necessário para derrubá-lo se ele perceber que nunca vai alcançar o resultado esperado.
Cuidado para não tornar o seu Objetivo algo muito utópico, ou mesmo subjetivo.
Ao invés de desejar por “trazer alegria para a população brasileira” (algo imensurável), pense em “ter aprovação de todos os nosso clientes”.
Deixe a visão mais “romântica” das suas metas para a sua Missão e Visão.
3. Alcançáveis a curto prazo
A metodologia OKR tem como um dos principais objetivos trazer resultados rapidamente.
Logo, não a use para definir metas de longo prazo.
Complementado o que foi dito no tópico anterior, dificilmente uma equipe vai se manter estimulada se não vir os resultados acontecendo logo.
Definir como Objetivo algo que o seu time não tem perspectiva de alcançar tão cedo tem um efeito negativo. Afinal, por que se empenhar por algo que ele pode nem ver acontecer?
3. Objetivos e sucintos
Sabe quando você pergunta algo e, ao invés de receber a resposta objetiva que esperava, tem que ouvir um monólogo de 7 minutos?
Na maioria das vezes o interesse que você tinha por aquela resposta vai embora nos primeiros 2 minutos.
Podemos dizer que a mesma lógica acontece com os Objetivos.
Claro que você poderia escrever 3 páginas sobre como pretende aumentar suas vendas. Mas simplificar tudo em uma única frase como “Ser o campeão de vendas no Brasil” é mais eficiente e tem muito mais impacto, estimulando ainda mais a sua equipe para trabalhar nesse projeto.
4. Qualitativos
Os Objetivos não devem apresentar números nem métricas.
Exemplos de bons objetivos:
- Ser campeão de vendas no Brasil;
- Aumentar o portfólio de clientes;
- Diminuir o tempo do funil de vendas.
Key Results
Já o conceito de Key Result é um pouco diferente porque sua tradução não é tão óbvia.
Traduzido ao pé da letra, “Key Results” significa “Resultados-chave”.
Se seguirmos a lógica de seu significado, Key Results são os resultados de tarefas-chave definidas para atingir o objetivo.
Por exemplo, se usarmos o objetivo “Ser campeão de vendas no Brasil”, suas Key Results poderiam ser:
- Abrir 5 lojas em cada região do Brasil;
- Aumentar o tráfego do site em 50% em relação ao trimestre passado;
- Aumentar a taxa de conversão do site em 40% em relação ao semestre passado.
Idealmente, ao concluir essas três tarefas, atingiremos o Objetivo.
E, enquanto não são terminadas, elas ajudam a medir o progresso em direção ao Objetivo, mostrando se o que está sendo feito realmente está trazendo resultados.
Repare como todos os Key Results que definimos trazem dados mensuráveis.
Diferente do Objetivo, os Key Results devem ser quantitativos e usar números e métricas que se relacionam com o Objetivo.
Por exemplo, nós definimos que, para ser campeão de vendas no Brasil, seria necessário aumentar o tráfego do site em 50% em relação ao trimestre passado.
Se, após os 2 primeiros meses, essa ação não estiver trazendo o progresso esperado, é possível entender que talvez seja interessante mudar a estratégia.
Ou seja, é o resultado-chave dessas tarefas que vão nos aproximar do nosso grande objetivo.
Como fazer uma OKR em 3 passos
Agora que estamos familiarizados com os conceitos da metodologia OKR, vamos entender como trabalhar com ela.
A verdade é que não existe uma maneira única de aplicar a OKR.
Cada empresa deve usar a ferramenta da maneira que melhor funcionar para sua equipe. Inclusive, é comum times diferentes de uma mesma empresa trabalharem a OKR de formas variadas.
O importante é encontrar a aplicação que melhor funciona para você e seus funcionários.
De qualquer maneira, existem 3 ações básicas que acontecem em (praticamente) qualquer OKR:
1. Definição de um Objetivo
Já era esperado que a OKR começasse a partir da definição de uma grande meta, não é?
Se não souber por onde começar, reúna o seu time e definam:
- Um Objetivo;
- O seu prazo de conclusão (lembre-se que ele não deve ser muito longo);
- Um responsável por ele — alguém que a sua equipe poderá recorrer em caso de dúvidas e que acompanhará o progresso da OKR.
2. Definição Key Results
Depois de acertarem o Objetivo, determinem quais tarefas e métricas devem ser usadas para acompanhar o seu andamento.
Se tiver dúvidas sobre quais escolher, pergunte a sua equipe: “o que precisa ser medido para garantir que estamos caminhando para o nosso Objetivo?”
O ideal é definir de 2 a 5 Key Results para cada Objetivo.
3. Acompanhamento do progresso
Lembra da lista de tarefas que nunca foi concluída totalmente? Isso não pode acontecer na OKR!
O responsável deve acompanhar o seu andamento e o da equipe também.
É importante que ele veja o que está dando certo e o que não está. Além disso, é imprescindível que o grupo se reúna de tempos em tempos para discutir (e talvez realinhar) o progresso de cada um dentro das suas tarefas.
Ferramentas para OKR
Como você viu, estruturar uma OKR é bastante simples.
O grande segredo está em acompanhar o seu progresso.
Essa supervisão vai mostrar se as metas definidas estão realmente trazendo os resultados desejados.
E é interessante permitir que a sua equipe tenha acesso e consiga visualizar com facilidade esse andamento.
Gerencie e acompanhe OKRs da maneira que preferir.
Não precisa ser nada complicado: você pode usar uma cartolina ou até mesmo o Trello.
Mas nós achamos que a melhor maneira é com uma planilha compartilhada com o seu time.
Pensando nessa facilidade, criamos um Modelo de Planilha de OKR pronta para você usar.
Além de prática e intuitiva, ela permite ter uma visualização macro de como está o andamento de todos os seus funcionários.
Baixe a Planilha de OKR clicando aqui!
Como usar a Planilha de OKR
- Abra a Planilha de OKR clicando aqui.
- Faça uma cópia da Planilha.Para adicionar os seus dados nessa planilha, é preciso fazer uma cópia dela.Vá em Arquivo > Fazer uma cópia… E nomeie o arquivo da maneira que preferir.
- Adapte a PlanilhaCom a sua cópia aberta, clique na aba “OKR” no menu inferior.É assim que a nossa Planilha é:
Nossa Planilha de OKR.
Se desejar, altere as cores, fonte e imagem da marca para se adequar à identidade visual da sua empresa.
Também é possível criar diferentes abas para cada área do seu negócio.
Por exemplo, você pode ter uma sessão para OKRs Gerais da Empresa, outra específica para sua equipe e até mesmo uma para metas pessoais.
Para duplicar uma aba e todo o seu conteúdo, clique na seta que tem ao lado do seu nome e escolha “Duplicar”.
Para renomear uma aba, clique na seta que tem ao lado do seu nome e escolha “Renomear”.
- Preencha com a sua OKR
Depois de preencher os campos com o nome da empresa e do time responsável por aquela OKR, é hora de preencher os seus Objetivos e Key Results.Olha só como fica a Planilha preenchida usando o exemplo que demos anteriormente:
O progresso de uma OKR.
Se a sua OKR não precisar de 5 Key Results, é só deixar o campo em branco, como nós fizemos.
À medida que cada tarefa for progredindo, o gráfico vai se completando.
Resumo: 10 dicas para sua OKR funcionar
Não existe muito mistério para trabalhar a metodologia OKR.
Justamente por objetivar a simplicidade e a eficiência, ela se propõe a ser uma ferramenta simples e de fácil uso.
E como ela pode ser bastante moldável, cada empresa acaba usando-a da maneira que funciona melhor no seu dia a dia.
O importante é que ela funcione.
Por isso, separamos 10 dicas para que a sua OKR seja realmente funcional.
Sempre que for organizar um novo ciclo, não se esqueça de dar check em todas as opções abaixo:
1. Defina poucos Objetivos e Key Results
Lembre-se: a OKR não é uma lista de tudo o que você tem que fazer, mas sim uma lista dos seus maiores objetivos.
Criar vários Objetivos e Key Results acaba contribuindo para tirar aquilo que é mais fundamental em uma OKR: a praticidade e objetividade.
2. Defina Objetivos de curto-prazo
Não faz sentido estabelecer prazos de 2, 5 ou 10 anos.
Seu time se sentirá muito mais estimulado se trabalhar por algo que trará resultados rapidamente do que por algo que ele mal tem perspectiva de ver acontecer.
Uma boa sugestão de período para uma OKR é trimestral (mas nada impede que ocorram outras menores dentro desse tempo).
3. Defina junto com a equipe
A OKR não deve ser planejada unicamente pelo seu gestor.
Tomar nas mãos toda a responsabilidade de definir uma OKR pode contribuir para a criação de tarefas não funcionais. E também acabar distanciando a participação do funcionário do resultado final.
4. Escolha bem suas métricas
É tentador focar apenas no prêmio final. Mas, para alcançar algo, é preciso acompanhar o seu progresso. E isso só é possível analisando as métricas corretas.
Não adianta achar que o seu trabalho está progredindo, é preciso ter em mãos dados palpáveis que confirmem isso.
5. Use uma linguagem clara e direta
Se a OKR propõe agilidade, eficiência e assertividade, não faz sentido perder tempo tentando decifrar as palavras usadas para descrevê-la.
Use uma linguagem clara e direta, que faça sentido imediato para quem a lê.
6. Converse com o Planejamento Estratégico da empresa
Não adianta estabelecer Objetivos que não vão levar sua empresa para onde ela quer ir.
Por mais que os resultados sejam positivos de uma maneira geral, se eles não contribuem para onde você quer chegar, eles não são interessantes.
Na hora de definir Objetivos, tenha sempre em mente sua Missão, Visão e Valores.
Por exemplo, uma empresa que tem como Valor a ecossustentabilidade deve ter como Objetivo “Aumentar a produção” ou “Informar melhor o seu público sobre seus valores”?
Enquanto aumentar a produção pode levar para um tipo de fabricação desassociada dos seus princípios, informar melhor o seu público ajudaria a fazer com que ele entendesse o motivo do valor de seu produto e aceitasse pagar mais por ele.
7. Acompanhe o seu progresso
Para cada OKR deve ser definido um responsável que vai acompanhar o seu desenvolvimento, ver o que está sendo feito e realizar ajustes se necessário.
O principal foco da OKR é a conclusão de metas.
Se os Key Results não estão trazendo resultados, é preciso alterá-los. E essa percepção só é possível com um acompanhamento periódico.
8. Seja ambicioso
Se tivéssemos que definir apenas um adjetivo para a metodologia OKR seria essa: ambiciosa.
É essa ambição que vai estimular sua equipe a sair da zona de conforto e estimular o crescimento da sua empresa.
9. … Mas escreva metas que possam ser alcançadas!
Se não, o efeito vai ser o contrário: funcionários desestimulados porque acham que o seu trabalho não traz resultados.
10. Use a nossa Planilha de OKR
A organização e o acompanhamento são fundamentais para o sucesso na conclusão da OKR.
Mantenha todas as informações do seu progresso organizadas com a Planilha de OKR que criamos para você!
Gestão de equipe: qual é o seu segredo?
Gerir uma equipe não é fácil.
Aliar as necessidades de uma empresa a de seus funcionários é um grande desafio.
Por ser uma metodologia linear em que todos têm direito a dar sua opinião, a OKR acaba facilitando e estimulando o trabalho em equipe. E o melhor: mostrando resultados!
Você usa ou já pensou em usar esse método com o seu time? Tem alguma dica que ajudou a otimizar ainda mais o seu trabalho? Compartilha com a gente nos comentários!
E se você quiser ver mais dicas sobre Gestão de Equipe, clique aqui para ver todo o conteúdo que já escrevemos sobre esse assunto.
Um abraço e até a próxima!
