Responda rápido: o quão longe está seu celular?
Fizemos essa pesquisa com nossos clientes e 80% deles responderam estar com ele por perto.
Se temos essa ferramenta sempre ao lado, por que não aproveitá-la em nosso benefício empreendedor?
A verdade é que muita gente associa o aparelho somente às horas de lazer, usando-o no máximo para ler um e-mail ou outro. Mas o telefone celular pode ser um grande aliado à gestão do tempo da sua empresa.
E vamos te mostrar como: selecionamos nossos 3 aplicativos favoritos pra ajudar pequenos e médios empreendedores:
1.Trello
Se você seguiu nossas 5 Dicas de Ferramentas pra Otimizar o Tempo da Sua Empresa, já deve ter adicionado o Google Agenda à sua rotina.
Essa foi uma importante etapa pra criar um fluxo de organização entre você e sua equipe. E que tal dar um novo passo e adotar também o Trello?
O que é Trello?
Trello é um aplicativo gratuito de gerenciamento de projetos e tarefas.
Quais são os benefícios do Trello?
Você pode organizar do jeito que você quiser
O Trello não te obriga a uma organização específica. Ele oferece Listas a serem usadas da maneira que você preferir dentro de Quadros. Nessas Listas, podem ser adicionados Cartões contendo qualquer tipo de informação.
Pode parecer confuso pra quem nunca experimentou, mas essa é a característica mais legal do app. Para facilitar o entendimento, vamos mostrar 3 Maneiras Simples de Usar o Trello:
1. Use o Trello para criar uma agenda semanal
Esse é um dos jeitos mais fáceis de usá-lo:
- Crie 7 Listas, cada uma representando um dia da semana.
- Dentro de cada uma, crie Cartões com tarefas que precisam ser concluídas naquele dia.
- Quando terminar, é só arquivar o Cartão.
2. Use o Trello para criar uma lista de tarefas em andamento
Se você tem uma lista de tarefas que independem dos dias da semana, facilite seu trabalho assim:
- Crie 3 Listas: “pra fazer”; “fazendo” e “tarefas concluídas”.
- Adicione todas as tarefas que precisam ser completadas dentro da Lista “pra fazer”.
- À medida em que for começando e completando cada trabalho, arraste-o pra sua Lista respectiva.
DICA: para quem tem uma equipe, essa é uma boa maneira de visualizar as tarefas que cada membro está fazendo e concluindo.
3. Use o Trello para criar tarefas em equipe
Se você administra diferentes equipes, use o aplicativo para organizar tarefas em grupo. Assim, cada um fica ciente de suas responsabilidades e como elas vão influenciar dentro de um projeto.
Para fazer isso, clique dentro de cada Cartão e adicione os membros necessários.
Você tem outro jeito de organizar seu Trello? Compartilha com a gente nos comentários!
Ajuda a visualizar todas as etapas de um projeto
Essa é uma outra maneira de organizar o Trello, mas que merece destaque. Funciona assim:
- Crie um Quadro para um projeto específico.
- Dentro dele, crie Listas das etapas necessárias para concluir esse projeto.
- Dentro das Listas, crie Cartões indicando quais ações são necessárias para terminar aquela tarefa. Não se esqueça de adicionar todos os membros que estão envolvidos nela!
Esse tipo de organização ajuda a visualizar todas as etapas necessárias para a conclusão de um projeto e também indica por onde começar um trabalho muito extenso.
Dá para organizar por cor
Sempre falamos como é importante ter uma organização que seja visualmente reconhecível. E o Trello não foge à regra.
Ele permite que os Cartões sejam organizados por tags de cor que têm seu significado definido por você, de acordo com o que funciona melhor pra sua empresa.
É bom para trabalho em equipe
Já falamos disso nos últimos tópicos, mas o Trello permite que você compartilhe Cartões e Quadros com outros membros do seu time, potencializando o trabalho em equipe.
Tem nas versões mobile e pra desktop
Ou seja, você pode acessar do seu celular e do computador do trabalho 🙂
Como usar o Trello pra sua empresa crescer?
E qual a diferença entre o Google Agenda e o Trello?
As 2 ferramentas podem ser vistas como complementares e, sem dúvidas, são muito usadas pela equipe Amplic!
O Google Agenda funciona literalmente como uma agenda digital cujo maior objetivo é adicionar rapidamente eventos e lembretes aos seus registros.
Já o Trello permite que você defina mais especificamente suas tarefas, seus detalhes e quais são as etapas necessárias para concluí-las.
Com ele, é possível ter uma visualização geral do tempo gasto em cada atividade, permitindo uma reavaliação do seu tempo útil e da sua equipe.
Inclusive, é uma ótima ferramenta para orçar projetos, já que te oferece essa visão de quanto trabalho e a gestão do tempo que uma proposta demandará.
2. Evernote
Todo mundo já teve um insight incrível em um momento em que estava sem folha de papel e/ou caneta por perto.
Esses tempos de frustração são coisas do passado, porque hoje em dia é difícil não termos um celular por perto para nos salvar.
Apesar de a maioria dos aparelhos já vir com aplicativos específicos para anotações, eles são bem limitados e com poucas opções de compartilhamento.
No mercado virtual dos apps, existem várias opções para criar anotações, mas o nosso preferido é o Evernote, que tem uma interface intuitiva e é gratuito (pelo menos o plano mais simples, que é suficiente para Pequenas e Médias Empresas).
O que é Evernote?
Evernote é um aplicativo para escrever e organizar anotações.
Quais são os benefícios do Evernote?
- É ótimo para organizar
Quando você cria uma Nota no Evernote, pode escolher um Caderno para colocá-la dentro.
Esses Cadernos funcionam como pastas. Ou seja, organizam seus arquivos por assuntos — que você escolhe quais são.
Além disso, também é possível criar tags pra categorizar cada nota individualmente.
- É compartilhável
Não guarde suas anotações só pra você! Crie um Caderno pra cada pessoa da sua equipe e compartilhe por ali as Notas que são de interesse de vocês.
É possível compartilhar tanto um Caderno inteiro como as Notas únicas.
Além de organizar melhor a informação compartilhada, todas as edições feitas são atualizadas automaticamente nos dispositivos conectados. Ou seja, você não corre risco da outra pessoa acessar uma informação desatualizada.
- Tem diversas funcionalidades
O Evernote oferece uma série de ferramentas que extraem o máximo das suas anotações e pensamentos.
Além do texto corrido, é possível adicionar fotos, desenhos, gravações de áudio, anexar arquivos… E até definir um alarme lembrete pra Nota!
- Você pode acessar de qualquer lugar
A versão mobile é ótima pra acessar quando você está fora do escritório / home office.
Como usar o Evernote pra sua empresa crescer?
Já contamos que uma boa ferramenta para escrever textos é o Google Docs. E por que não continuar apenas com ele?
Apesar de essas 2 ferramentas serem focadas em texto, enquanto o Google Docs é ideal para textos corridos e compridos, o Evernote funciona melhor com pequenas anotações e rabiscos.
Se, por exemplo, sua empresa for de Design e no meio do dia surgir uma ideia de peça incrível pra produção, o Evernote permitirá que você faça um esboço desse produto rapidamente. Nesse caso, o Google Docs não seria suficiente.
Mas, se você está trabalhando com um conteúdo escrito — por exemplo, a descrição dessa peça! –, o Google Docs é a melhor opção, já que oferece ferramentas específicas para revisão de texto.
Outra utilidade que o Evernote tem, e que costumamos recomendar pros nossos clientes, é para arquivamento e armazenamento de notas fiscais:
Crie um Caderno só pra elas, fotografe-as e guarde-as em um só lugar. Além de ser uma maneira fácil e rápida de juntá-las, é possível adicionar qualquer anotação referente àquela despesa.
E pela facilidade de estar ao alcance das mãos, também evita que você deixe para fazer essa compilação no futuro, ou que acabe nunca fazendo! (vai dizer que isso nunca aconteceu? rs).
3. Mobills
Organizar as finanças pode até ser uma tarefa relativamente simples — mecânica, porém simples.
Mas, quando você está se ocupando de várias outras obrigações (afinal, pequeno e médio empreendedor sempre faz de tudo um pouco), parar tudo o que está fazendo para preencher planilhas pode te desconcentrar.
Resultado? Essa tarefa acaba ficando sempre fica pra depois.
O que não deveria, porque ter uma organização financeira é fundamental para o crescimento de qualquer empresa.
Uma das soluções que indicamos pros nossos clientes é ter um bom app de organização financeira.
Com ele, você não precisa parar tudo o que está fazendo toda vez que tiver uma despesa, mas continua garantindo sua organização econômica.
O que é Mobills
É um aplicativo para organizar e controlar seus gastos financeiros.
Quais os benefícios do Mobills?
- Categoriza seus gastos
Quando você tem uma nova despesa, pode categorizá-la como preferir.
Com essas informações, o app cria um gráfico pizza, permitindo uma visualização melhor dos gastos da sua empresa.
Acesse de onde você estiver
O Mobills está ao alcance das suas mãos (que é onde seu celular sempre está, certo?!). Por isso, você não precisa parar tudo o que você está fazendo cada vez que tiver um gasto novo. Deixe o app trabalhar um pouco por você 😉
Como usar o Mobills pra sua empresa crescer?
Se sua empresa tem gastos em diferentes datas do mês, utilize o aplicativo para visualizar todos eles em um só lugar.
Mesmo que precise cadastrar cada despesa manualmente, será muito mais rápido do que ligar o computador, abrir uma planilha e adicionar valores.
Defina um dia fixo do mês (pode ser o dia em que você paga suas contas) para transferir todos esses gastos para planilhas que ficam pendentes ao longo do mês — use a planilha do Google Sheets, como nós ensinamos aqui.
Afinal, é bom ter tudo ao alcance do celular, mas uma planilha é sempre útil pra arquivamento.
E se você continuar tendo problemas para organizar suas finanças, nos mande uma mensagem. Conte com a Amplic pra ajudar a garantir o crescimento financeiro sustentável da sua empresa! 😉
Até a próxima!
